PER ESEMPIO

Anne Zehren ha 39 anni ed è l'editore della rivista Teen people. Nel suo ufficio di New York riceve dai 60 agli 80 messaggi al giorno. Per la sua azienda ha varato un veloce vademecum, quattro regolette a cui tutti i dipendenti devono attenersi. 1. Se nel messaggio devi scrivere più di due frasi, è più semplice e veloce telefonare direttamente all'interlocutore. 2. Meglio non fissare appuntamenti via e-mail. 3. Non inviare e-mail a un collega, se questo non è più distante della stanza accanto. 4. Tieni sempre presente che non puoi dare per certo che una persona sia stata informata di qualcosa solo per il fatto che le hai inviato un messaggio. E se non lo avesse ricevuto, o si fosse dimenticata di leggerlo?

Marco Scibora ha 48 anni e guida la Advanced communication design, società di Minneapolis (Maryland, Usa). Nella sua casella arrivano dai 50 ai 60 messaggi al giorno. Per lui, la maniera migliore per tenere sotto controllo la posta è invitare i dipendenti a inviare brevi e semplici messaggi. Se non trova nulla d'interessante nelle prime tre frasi, passa direttamente a quello successivo. I mittenti sono avvisati. E che stiano in guardia: emoticon (i faccini tristi o sorridenti, per intenderci), acronimi o espressioni troppo confidenziali non sono i benvenuti.

La regola, del resto, dovrebbe valere anche per le comunicazioni telefoniche: chiare e concise è meglio.